Eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird.

Es ist gleichgültig, wie das Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Als ordnungsgemäße Rechnungen sind deshalb zum Beispiel auch Frachtbriefe, Quittungen, Abrechnungen, Mietverträge und andere Dokumente anzusehen, wenn diese alle erforderlichen Rechnungsangaben enthalten.

Wenn Sie eine unternehmerische Tätigkeit ausüben, sind Sie berechtigt, Rechnungen gegenüber Ihren Auftraggeberinnen und Auftraggebern auszustellen. Diese Berechtigung wandelt sich eine Verpflichtung, wenn Sie steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen für deren unternehmerischen Bereich erbringen. In diesem Fall müssen Sie innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung erteilen.

Eine Rechnung muss unter anderem folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des auftraggebenden Unternehmens,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens,
• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• Entgelt (netto),
• anzuwendender Steuersatz sowie
• auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Bei einer Rechnung bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro (sogenannte Kleinbetragsrechnung) gilt eine vereinfachte Rechnungsstellung. Ausreichend sind folgende Angaben:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung und
• Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) sowie
• anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Wenn Sie Schwierigkeiten mit Ihrem Vertragspartner haben, eine ordnungsgemäße Rechnung zu bekommen, sind die Zivilgerichte zuständig.

Besonderheiten bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Auch wenn Sie die Kleinunternehmerreglung (§ 19 Umsatzsteuergesetz) in Anspruch nehmen, können Sie gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden Rechnungen ausstellen. Allerdings dürfen Sie darin keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Bei Kleinbetragsrechnungen gilt die Angabe des Steuersatzes als gesonderter Steuerausweis. Beachten Sie dies nicht und weisen in Rechnungen die Umsatzsteuer dennoch gesondert aus bzw. geben in Kleinbetragsrechnungen den Steuersatz an, führt dies grundsätzlich dazu, dass Sie die ausgewiesene Steuer schulden. Ihre Rechnungsempfänger können diese Steuerbeträge nicht als Vorsteuer abziehen.

Einführung der verpflichtenden elektronische Rechnung ab 2025 (E-Rechnung)

Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 wurde das Umsatzsteuergesetz geändert und die verpflichtende elektronische Rechnung (sogenannte E-Rechnung) eingeführt.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Beispiele für solche Formate sind die Standard XRechnung und Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format.

Der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gehen stufenweise Übergangsregelungen voraus. Erst ab dem 1. Januar 2028 wird das Ausstellen von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmer vorgeschrieben. Vorerst sind Papier- und PDF-Rechnungen also noch erlaubt.

Von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sind unter anderem Umsätze an private Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen, bestimmte steuerfreie Umsätze (zum Beispiel steuerfreie Grundstücksvermietungen) und Rechnungen von Kleinunternehmern. In diesen Fällen können auch über den 1. Januar 2028 hinaus weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen ausgestellt werden.